¿Cuánto cuesta realmente un mal proveedor de limpieza?

Barato sale carísimo: deducciones, quejas y riesgos para tu condominio, corporativo o fábrica en CDMX/EdoMex

“Tu empresa de limpieza CDMX te ahorra hoy… ¿o te saldrá el doble mañana?”

“Si froto una moneda, ¿desaparece el IVA?”

No. Y tampoco desaparecen las multas, la responsabilidad solidaria ni las quejas de vecinos y empleados cuando contratas a un proveedor de limpieza sin REPSE o sin controles. El truco barato se paga dos veces: en impuestos y en reputación.

Esta guía práctica —con datos reales y sin inventos— te muestra el costo oculto de un mal proveedor y cómo CleanMade te ayuda a convertir limpieza en compliance, ahorro fiscal y experiencia del usuario.

1) El costo fiscal invisible: cuando “ahorros” se convierten en ISR e IVA perdidos 🧾

Desde la reforma de subcontratación de 2021, solo se permite contratar servicios especializados (como limpieza) a proveedores con REPSE vigente, siempre que el servicio no sea parte del objeto social o la actividad preponderante del contratante. Esa es la puerta de entrada para que tu gasto sea deducible y el IVA acreditable. Gobierno de México+1

La consecuencia de ignorarlo: si usas a un proveedor sin registro vigente en el momento de la operación, el SAT puede objetar la deducibilidad del ISR y el acreditamiento del IVA del servicio. Distintos análisis legales y comunicados recientes confirman el punto clave: demostrar la vigencia del REPSE al momento de prestar el servicio es crítico para sostener la deducción. Holland & Knight+1

Además, en 2025 subieron los montos de multas laborales con base en la UMA vigente, alcanzando hasta 5.6 millones de pesos en ciertos supuestos de la LFT. No es “para espantar”: es para presupuestar el riesgo. El Economista+2blog.worky.mx+2

Traducción a finanzas: un proveedor sin REPSE puede “abaratar” tu mensualidad, pero encarece tus impuestos (pierdes IVA acreditable y parte del efecto deducible de ISR). Y si hay inspección o cancelación de su registro, te expones a multas y revisiones. Gobierno de México+1

2) El costo reputacional: quejas, tickets y reseñas que sí cuestan ⭐

Una queja en el lobby, olores en sanitarios, elevadores sucios o alfombras saturadas no son estética: son riesgo operativo. En accidentes por resbalones y caídas, la evidencia internacional (NIOSH/CDC) muestra que los incidentes por caídas son una causa relevante de lesiones y días perdidos; esto impacta costos, primas y continuidad. CDC

Además, limpieza deficiente suele empeorar la calidad de aire interior (IAQ). Los estudios COGfx (Harvard T.H. Chan) han documentado que mejorar ventilación y reducir VOC duplica puntuaciones de función cognitiva frente a condiciones convencionales y que niveles de CO₂ mayores a ~1,000–1,400 ppm perjudican notablemente la toma de decisiones. ¿Por qué importa a un síndico o administrador? Porque el aire “barato” reduce rendimiento y aumenta quejas. The COGfx Study+2Healthy Buildings+2

3) El costo regulatorio: inspecciones y responsabilidad solidaria ⚖️

La LFT y el marco fiscal inhiben la subcontratación indebida y exigen REPSE para servicios especializados. Si el proveedor incumple —o si pierde el registro—, tú puedes ser responsable solidario por obligaciones laborales y de seguridad social (IMSS/INFONAVIT) asociadas a ese servicio, además del tema fiscal. Este enfoque de “riesgo compartido” se reforzó desde 2021 y continúa en 2025 con acciones de cruce de datos entre STPS, SAT e IMSS. Cámara de Diputados+1

En meses recientes, autoridades y organismos como PRODECON emitieron mensajes preventivos respecto a proveedores con REPSE cancelado, aclarando que el criterio probatorio es la vigencia al momento de la operación y que los contribuyentes pueden buscar asesoría si recibieron comunicados. Moral de la historia: si vas a contratar, valida antes y documenta siempre. Prodecon+1

4) Calculadora del costo oculto (orientativa para decisión)

Objetivo: ayudarte a dimensionar en 5 minutos si “barato sale carísimo”. Úsala como guía con tu CFO/contador.

A. Escenario base (12 meses)

• Gasto anual en limpieza (con IVA): $ G

• IVA 16% incluido en G: $ G × 0.1379 (porción del total atribuible a IVA; si partes de precio sin IVA, multiplica por 0.16)

• Tasa ISR efectiva de la empresa (aprox.): t (ej. 30%)

A1. Riesgo fiscal por proveedor sin REPSE (estimación simple)

• IVA no acreditable (si observan incumplimiento): ≈ G × 0.1379

• Impacto ISR (pérdida del efecto deducible sobre el gasto sin IVA): ≈ (G ÷ 1.16) × t

• Subtotal fiscal potencial: IVA no acreditable + ISR incremental

Base legal: la deducibilidad y acreditamiento están condicionados a que el servicio especializado sea válido y el proveedor cuente con REPSE en el momento de la operación. Holland & Knight+1

B. Riesgo de inspección / multa (promedio ponderado)

• Multa laboral potencial (tope referencial 2025): hasta $5.6 M (no aplica en todos los casos; usa un % de probabilidad, p. ej. 5–10% anual según tu exposición) ⇒ $5,600,000 × probabilidad. El Economista

C. Riesgo operativo (accidentes y quejas)

• Incidente por resbalón/caída: costos por evento en marcos comparables se estiman altos (p. ej., decenas de miles de USD en mercados maduros); usa tu histórico y pólizas para un número local realista. CDC

• Degradación de IAQ (baja productividad, quejas): considera un % de horas improductivas en áreas críticas (salas de juntas, front desk) y multiplícalo por costo hora de los equipos impactados. Evidencia científica vincula IAQ con desempeño cognitivo. The COGfx Study+1

D. Costo oculto estimado anual = A + B + CSi ese total supera el “ahorro” del proveedor más barato, tu decisión financiera es clara.

Tip: si tu gasto anual “barato” es $1M, perder el IVA acreditable (~$137,900) más el ISR incremental (~$258,600 a 30%) ya supera 396 mil pesos. Sin contar multas, accidentes o quejas. (Cálculo referencial; valida con tu fiscalista.) Holland & Knight

5) Señales rojas de un proveedor “barato” (y cómo se corrigen) 🚩

• No muestra REPSE vigente o no coincide con el servicio contratado. Solución: verifica en el padrón STPS antes de firmar; integra cláusula de rescisión por pérdida de REPSE. REPSE STPS

• No entrega opiniones positivas vigentes SAT/IMSS/INFONAVIT. Solución: exige opiniones y evidencia de cuotas mensuales. (Tu dirección/legal agradecerán.) Gobierno de México

• Factura confusa o sin detalle de servicio especializado. Solución: contrato + CFDI claros y trazables; describe actividad como servicio especializado ajeno a tu objeto social. Cámara de Diputados

• Rotación alta, sin protocolos (checklists, TDC, bitácoras). Solución: SLAs con frecuencias, ATP y evidencia fotográfica. (La limpieza “medible” evita discusiones.)

6) Cómo compra una empresa inteligente en 2025 (CDMX/EdoMex) 🧠✨

Checklist de adjudicación (y palabras clave que debes buscar en propuestas):

• Proveedor de limpieza con REPSE (vigencia y alcance del giro). REPSE STPS

• Contrato de servicios especializados + cláusula de REPSE y resolución anticipada si hay cancelación. Cámara de Diputados

• Evidencia fiscal/laboral: CFDI, nómina, cuotas IMSS/INFONAVIT y opinión SAT. Gobierno de México

• Auditoría trimestral: verificación documental y en campo (reduce sorpresas y sostiene deducibilidad).

7) “Ok, ¿y cómo me blindo desde hoy?” (guía express) 🛡️

1. Valida REPSE del proveedor actual (RFC en el padrón STPS) y toma captura con fecha. REPSE STPS

2. Cruza contrato + CFDI + objeto social: que el servicio sea especializado y ajeno a tu actividad preponderante. Cámara de Diputados

3. Pide opiniones vigentes (SAT/IMSS/INFONAVIT) y evidencia mensual de cuotas. Gobierno de México

4. Agenda una evaluación con un proveedor que sí cumpla y lo demuestre.

8) ¿Por qué CleanMade para condominios, corporativos y fábricas? (CDMX/EdoMex) 🧩

• REPSE vigente y enfoque en servicios especializados (limpieza, sanitización y mantenimiento). REPSE STPS

• Contratos auditables + CFDI deducible alineados a LFT/CFF. Cámara de Diputados

  
  
  
  

9) Mini-FAQ de decisión ❓

¿Cómo verifico el REPSE de mi proveedor?

En el padrón público de la STPS (busca por RFC/razón social). Guarda evidencia de la consulta. REPSE STPS

Si el SAT envió un comunicado por proveedor cancelado, ¿ya perdí todo?

No necesariamente: PRODECON aclara que el punto clave es demostrar vigencia al momento de la operación. Busca asesoría si recibiste aviso. Prodecon

¿De verdad subieron las multas en 2025?

Sí. Con la UMA vigente, El Economista reporta rangos hasta 5.6 M MXN según la LFT. El Economista

¿La IAQ afecta productividad?

Los estudios COGfx (Harvard) vinculan menor CO₂/VOC con mejor desempeño cognitivo. Buenas prácticas de limpieza y ventilación ayudan. The COGfx Study+1

Conclusión: el proveedor “barato” cuesta más (y no solo en pesos)

Un mal proveedor de limpieza CDMX abarata la factura, pero encarece tus impuestos, tu reputación y tu operación. La empresa de limpieza correcta te da REPSE, deducibilidad, IAQ y prevención. Ese es el verdadero “ahorro”.

Agenda una evaluación con CleanMade desde tu WhatsApp y recibe tu cálculo de costo oculto + plan de corrección para tu condominio, corporativo o fábrica.

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Fuentes consultadas (verificables)

• STPS – Reforma en materia de subcontratación (servicios especializados y REPSE). Gobierno de México

• LFT (DOF 23-abr-2021) – Servicios especializados y marco de subcontratación. Cámara de Diputados

• Holland & Knight – Adición art. 15-D CFF, efectos de deducción/acreditamiento. Holland & Knight

• PRODECON – Orientación sobre comunicados SAT/REPSE. Prodecon

• IDC / El Economista – Multas laborales 2025 con UMA hasta $5.6 M. idconline+1

• Harvard T.H. Chan – COGfx – IAQ y desempeño cognitivo. Healthy Buildings

• Environmental Health Perspectives / PubMed – CO₂ y función cognitiva. ehp.niehs.nih.gov+1

• CDC/NIOSH – Lesiones por caídas y días perdidos (riesgo operativo). CDC

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